Kolik času ušetří automatizace?

Z praxe jsme zjistili, že při nahazování faktur robot ušetří 50 – 60 % pracovního času člověka. A za jednu hodinu zaeviduje robot o 31 – 37 faktur víc než člověk.

Kde můžete automatizaci využít?

EVIDENCE FAKTUR

Faktura projde od přijetí až po schválení několika procesy, které jsou z velké části ruční. Po obdržení je potřeba ji zkontrolovat, přiřadit k objednávce, nahrát do účetního systému a schválit. Celý postup vyžaduje přesnost a je nutné ho provádět několikrát denně.

Co udělá robot?

Robot pravidelně kontroluje doručené e-maily. Když do schránky přijde faktura, převezme ji, naskenuje, zkontroluje všechny vyplněné údaje, přiřadí ji k objednávce, vyplní údaje v účetním systému, fakturu nahraje a pošle ji ke schválení.

POROVNÁVÁNÍ CEN A VÝBĚR DODAVATELE

Firmy musí často nakupovat velké množství produktů, aby zajistily průběžný provoz. Náklady na tyto položky můžou ovlivňovat jejich výnosy a zisky kladně i záporně. Eliminace zbytečných nákladů vyžaduje výběr dodavatelů s nejlepší cenou na trhu. Samotný průzkum trhu je ale časově náročný a komplikovaný. Výběr dodavatele je mnohdy manuální a zahrnuje několik kroků, například přípravu žádostí o cenovou nabídku, komunikaci a diskuse s dodavateli, analýzy a hodnocení doručených podkladů a podobně.

Co udělá robot?

Robotovi stačí poslat seznam technického vybavení nebo kancelářských potřeb, které společnost potřebuje nakoupit. Požadované produkty vyhledá na internetu nebo v předem definovaných objednávkových systémech sám. Stáhne potřebné informace, například cenu, podrobné údaje o produktu a jeho hodnocení, a shrnutí pošle na e-mail. Zaměstnanec pak už jenom vybere produkt, který chce objednat, a samotnou objednávku udělá robot.

CESTOVNÍ PŘÍKAZY

Po služební cestě vyplňuje každý zaměstnanec příkaz k úhradě cestovních nákladů, který by následně měli jeho nadřízený a finanční oddělení schválit. Po schválení příkazu se jednotlivé položky s fakturami za hotel, účtenkami za dopravu a jízdenkami nebo letenkami musí přepsat do systému a zaúčtovat. Částky uvedené na účtenkách a fakturách musí být navíc shodné s údaji v cestovním příkazu. Precizní kontrola a přepisování jednotlivých položek proto zabírá velké množství času.

Co udělá robot?

Hned po schválení cestovního příkazu a oskenování faktur a účtenek robot zkontroluje jejich hodnoty a přepočítá příslušnou výši diet. Pokud vznikne nesrovnalost, informuje o ní. Pokud je všechno správně, robot přepíše jednotlivé položky do účetního systému a přiřadí je k zaměstnanci. Účetní oddělení dostane zpětnou informaci o provedené činnosti a následně může náklady zaměstnanci proplatit.

EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ BANKOVNÍCH VÝPISŮ

Každý klient banky dostává měsíční výpis obratů na bankovním účtu, který je potřeba evidovat v účetním systému. Pokud má společnost účty v různých bankách, může to být náročné na čas, a navíc je potřeba dbát na přesnost při přepisu jednotlivých položek.

Co udělá robot?

Robot pravidelně stahuje bankovní výpisy, případně jejich importní soubory, a následně je přepíše, respektive importuje do účetního systému. Není závislý na vnějších faktorech, takže je zaručeno, že při přepisu jednotlivých obratů nedojde k chybě. Pokud potřebujete přiřadit jednotlivé položky z výpisu k fakturám a zkontrolovat, zda jsou zaplacené, pro robota to není problém. Podle variabilního, konstantního nebo specifického symbolu přiřadí platbu k objednávce a pošle informaci, že je faktura zaplacená.

AUTOMATIZACE VÝKAZŮ

Každá společnost zpracovává finanční přehledy. Existují sice šablony, podle kterých se výkazy generují, ale jejich vyhledávání a shromažďování potřebných údajů je často složité. Softwaroví roboti pomáhají při přípravě interních a externích dat využitelných k analýze tím, že shromažďují a slučují informace z různých zdrojů a vytvářejí přehledy.

Co udělá robot?

Robot v definovaném čase vstoupí do určených systémů a vyhledá požadované údaje. Když je shromáždí, vyhodnotí je a uloží do jakéhokoli formátu, například do Excelu, kde vytvoří požadované kontingenční tabulky a grafy, porovná údaje s předchozím obdobím, vytvoří předpověď vývoje na další období a podobně. Po tom, jak robot vytvoří všechny potřebné reporty, pošle je na váš e-mail i s požadovaným komentářem.

ARCHIVACE FAKTUR, ÚČTENEK A BANKOVNÍCH VÝPISŮ

Archivace účtenek, faktur a bankovních výpisů je časově náročný proces, který vyžaduje vysokou přesnost. Účtenky od zaměstnanců je potřeba zkontrolovat, položky se musí přepsat do systému, poslat ke schválení, proplatit a účtenku nebo fakturu je nutné archivovat.

Co udělá robot?

Jakmile je účtenka nebo faktura naskenovaná do složky, robot ji zkontroluje podle předem definovaných pravidel, ověří přijatelné položky a pošle je ke schválení. Po schválení daňového dokladu nebo faktury přepíše robot údaje do účetního systému a dokument uloží do elektronického archivu. Tím je zajištěná přesná evidence i archivace jednotlivých účtenek.

KONTROLA FAKTUR PO SPLATNOSTI

Po vystavení faktury a dodání zboží přichází na řadu zaplacení faktury. Spousta společností ale denně přijímá hodně faktur a udržet si přehled o jejich splatnosti může být náročné. Pokud jste dodavatel, je nutné, abyste měli všechny faktury uhrazené včas. Obchodníky nebo klienty proto musíte často urgovat.

Co udělá robot?

Robot si po zaevidování faktury v systému přečte a zapamatuje datum její splatnosti. V den následující po splatnosti faktury zkontroluje, jestli je faktura zaplacená. Pokud ne, robot pošle upozornění zaměstnanci finančního oddělení, případně obchodníkovi nebo klientovi. Po určité době robot znovu zkontroluje, jestli je faktura zaplacená a e-mailem pošle příslušnou informaci určeným osobám.

JAK PROBÍHÁ ZAVEDENÍ RPA?

1

Konzultace

Na úvod je nutné sejít se osobně s vaším IT oddělením a lidmi, kteří provádějí činnosti určené k automatizaci. Společně si nastavíme a definujeme potřebné přístupy.

2

SETKÁNÍ

Setkání trvají přibližně 2–3 hodiny a nemusí být osobní – mohou probíhat i přes Skype, Teams, Webex, Zoom a podobně.

3

NÁVRH

Na základě těchto setkání proces zdokumentujeme a navrhneme jeho automatizaci.

4

AUTOMATIZACE

Procesy automatizujeme v systémech, které běžně používáte, nevytváříme nové systémy ani neupravujeme ty zavedené.

Jak dlouho trvá zavedení RPA?

watches drawing

 

Samotná automatizace netrvá dlouho. Od prvního setkání umíme dodat robota hotového a nasazeného ve vašich systémech už za 3–4 týdny. Náročnost samotného nasazení je ve srovnání s nasazením nových systémů minimální. Rychlost zavedení RPA se pohybuje v jednotkách týdnů, a to s minimálním zatížením zaměstnanců při vývoji a testování řešení.

Jaká je návratnost investice do RPA?

piggybank drawing

 

Návratnost investice do softwarových robotů se pohybuje v rozmezí od 6 do 12 měsíců.

Výhody automatizace

BEZPROBLÉMOVÁ EVIDENCE FAKTUR Po obdržení faktury ji robot automaticky zpracuje a zaeviduje v účetním systému, takže ušetří až 80% času běžně věnovaného této agendě. Zaměstnanci fakturu už jenom zkontrolují a schválí.

PLNĚ AUTOMATIZOVANÝ REPORTING Vyhledávání údajů v různých systémech je časově náročné a náchylné k chybám. Robot připraví všechny reporty kdykoli přes den nebo v noci a vy je ráno najdete v mailu. Pomocí RPA se dá ušetřit 100% času a chybovost je možné snížit na nulu.

ZJEDNODUŠENÉ ÚČTOVÁNÍ BANKOVNÍCH VÝPISŮ Každý měsíc musí zaměstnanci finančních oddělení ručně stahovat výpisy z bankovních účtů a nahrávat jednotlivé položky do účetního systému, což jim může trvat několik hodin až dní. Pomocí robotu se tato činnost dá plně zautomatizovat a robot ji může provádět i v noci, takže zaměstnancům ušetří 100% času.

ZLEPŠENÍ PLATEBNÍ DISCIPLÍNY Kontrola zaplacených faktur se snadno může stát vyčerpávající činností, zvlášť když jich denně vystavujete nebo přijímáte desítky. Robot dokáže kontrolovat splatnost všech faktur a posílat upozornění klientům/dodavatelům. Díky tomu nehrozí přehlédnutí ani jedné faktury.

REPORTING Pokaždé, když robot splní svoje úkoly, dostanete přehled o tom, kam vstoupil a co tam udělal. Robot neukládá žádné informace, takže citlivé údaje zůstávají ve firmě.

Stáhnout PDF

Chcete automatizovat účetnictví? Ozvěte se!

    Contact Form