Pravidla pro vnitřní oznamovací systém
Tento systém zahrnuje proces upozornění na protiprávní jednání, prošetření takového oznámení a případné přijetí nápravného opatření.
Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti.
Co je myšleno nekalým jednáním?
Protiprávním jednáním se rozumí jednání se znaky trestného činu, závažného přestupku (za který hrozí pokuta, jejíž horní hranice je minimálně 100 tis. Kč), nebo takového jednání, které porušuje vybrané předpisy regulované právem EU v oblasti:
- finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
- daně z příjmů právnických osob,
- předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
- ochrany spotřebitele,
- souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
- bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
- ochrany životního prostředí,
- bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
- radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
- hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
- ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
- ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
- ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
- fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva EU.
Co musí oznámení obsahovat?
Oznámení musí být dostatečně srozumitelné a musí obsahovat následující:
- Jméno, příjmení a datum narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele.
- Podrobný popis oznamovaného protiprávního jednání, případně datum, místo a čas protiprávního jednání.
- Je-li to možné, jméno a pracovní pozice osob zapojených do protiprávního jednání, případně další informace, které mohou sloužit k pozdější identifikaci těchto osob.
- Jakékoliv další informace či podklady.
Jak oznámení podat
Oznamovatelé mají možnost vyplnit formulář, který je k dispozici na webových stránkách společnosti Soitron, nebo zaslat e-mail na adresu whistleblowingcz@soitron.com, nebo sdělit přímo osobě odpovědné za evidenci oznámení, Janě Žemlíkové.
Ochrana oznamovatele
Oznamovatelé budou chráněni a jejich identita bude uchována v utajení. Oznamovatelé nebudou vystaveni žádnému odvetnému opatření, jako je rozvázaní pracovního poměru, diskriminace nebo šikana.
Činnosti osoby odpovědné za zpracování oznámení
Odpovědná osoba přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele. zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení výkonu této činnosti.
Postup odpovědné osoby po podání oznámení
O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele.
Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.
Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, odpovědná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích.
